État des lieux en location : tout savoir en tant que propriétaire

Si vous venez de sélectionner le locataire pour votre bien, la prochaine étape consiste à réaliser un état des lieux avant de lui remettre les clés. Homki vous accompagne pour tout savoir sur cette démarche, les règles à respecter pour faire un état des lieux, la restitution de la caution et vous livre des informations sur les choses à faire en cas de litige.

État des lieux : une étape de la location

La définition d’un état des lieux

Pour commencer, qu’est-ce qu’un état des lieux ? C’est un document qui permet de faire état d’un logement à louer, c’est-à-dire un inventaire des équipements ainsi qu’une description détaillée du logement et de son état.

Les deux types d’états des lieux : à l’entrée et à la sortie

Il existe deux types d’état des lieux :

- L'état des lieux d'entrée : il se fait avant d’emménager dans le logement. C’est à ce moment-là que le locataire et le propriétaire font le tour de l’habitation pour déterminer l’état de ce dernier. C’est également le moment de la remise des clés. L’état des lieux, même s’il n’est pas obligatoire, est très important pour le propriétaire. En cas de litige où le locataire est responsable, le problème peut devenir long à résoudre faute de preuves et donc vous faire perdre de l’argent.

- L'état des lieux de sortie : il permet de voir s’il y a eu des modifications au niveau de l’état du logement et des équipements. Puis les clés sont rendues et le locataire quitte le logement. Le constat est à effectuer rapidement. En effet, si l’état des lieux de sortie se déroule plusieurs mois après, la justice retient que le bailleur doit prouver que le locataire est fautif en cas de dégradations.

Les deux documents seront comparés à la fin du contrat de location. Il faut donc rester vigilant, passer en revue l’entièreté du logement et noter chaque détail pour éviter tout conflit ou toute charge supplémentaire. 

Comment établir un état des lieux ?

Les conditions obligatoires d’un état des lieux

Selon la loi, faire un état des lieux d’entrée est obligatoire. Mais l’absence de ce document n’empêche pas la validation du contrat de location. Il est donc possible de ne pas le faire, même s’il est très recommandé pour faciliter la résolution d’un éventuel litige à la fin du contrat. Il faut impérativement que le document d’état des lieux soit signé par les deux parties qui doivent repartir avec chacune leur exemplaire.

Pour rester serein, voici une liste exhaustive des éléments qui doivent figurer sur l’état des lieux d’entrée :

• Préciser si le document fait référence à l’état des lieux d’entrée ou de sortie
• La date du jour
• L’adresse du logement
• L’adresse du bailleur
• Le nombre de clés
• La description détaillée de toutes les pièces (sols, plafonds, murs, équipements).
• Faire état des serrures, des portes, fenêtres, placards et également des sanitaires
• Préciser si le logement est meublé ou non
• Les noms du propriétaire et du locataire ainsi que leurs signatures.

Astuce 1 : n’hésitez pas à prendre des photos pour accompagner la description détaillée du logement.

Astuce 2 : imprimez un modèle d’état des lieux, à télécharger gratuitement sur Internet, pour être sûr de ne rien oublier !

Plusieurs possibilités pour réaliser un état des lieux

Pour que l’état des lieux soit valable, plusieurs solutions sont possibles.

- La première est la plus simple : le bailleur et le locataire sont présents et gèrent eux-mêmes l’état des lieux. Chacun peut y ajouter ses propres commentaires. 

- Si l’une des deux parties ne peut pas y assister, deux alternatives s’offrent à vous :

• Vous pouvez faire appel à une agence de gestion locative : un agent immobilier peut réaliser l’état des lieux à votre place. Mais cette action à un coût. Selon la loi, le locataire ne peut pas payer plus de trois euros le m2 et sa facture ne doit pas être supérieure à celle du propriétaire. Il revient donc au bailleur de payer cette intervention.
• Il est également possible de faire appel à un huissier de justice : il est habilité à réaliser l’état des lieux pour garantir son impartialité et intervient en cas de désaccord entre les deux parties. Il est donc apte à effectuer l’état des lieux avec la description du logement. L’huissier vous convoque avec votre locataire sept jours avant le rendez-vous par lettre recommandée. Cette prestation est payante et réglementée par la loi. Chaque partie doit payer la moitié de la facture.

Que faire en cas de litige avec le locataire ?

En général, l’état des lieux de sortie est plus délicat que celui d’entrée. En tant que propriétaire, vous pouvez vous retrouver face à plusieurs cas de figure.

Cas n°1 : le locataire part sans faire l’état des lieux de sortie

- Si le logement est en bon état, que votre locataire a réglé tous ses loyers et charges, il n’y a pas réellement lieu de s’inquiéter. Vous devez malgré tout rester vigilant concernant un éventuel rappel de charge, que le locataire doit régler en cas de régularisation. S’il refuse, plusieurs solutions s’offrent à vous : contacter la Commission de conciliation ou s’adresser au tribunal d’instance si le conflit n’est pas résolu.

- D’un autre côté, si l’état du logement a été dégradé et qu’il y a un litige, les responsabilités du propriétaire et du locataire sont engagées.

Ce dernier va devoir prouver que les dégradations du logement étaient présentes avant son arrivée. Quant au propriétaire, il devra montrer que le logement était en meilleur état au début de la location. À noter que le bailleur ne peut pas facturer la vétusté du logement et les traces d’usure dues au temps.

Cas n°2 : le locataire refuse de signer l’état des lieux ?

En cas de non-résolution du litige, vous pouvez faire appel aux mêmes instances que pour l’état des lieux d’entrée avec la présence d’un huissier. En effet, si l’une des deux parties refuse de signer l’état des lieux de sortie, ce dernier devient non-valide. C’est ce que l’on appelle un état des lieux non-contradictoire. L’huissier de justice va donc intervenir pour réaliser cette prestation, mais qui a encore une fois un coût.

Après cette démarche, vous pouvez contacter votre locataire avec le ou les motif(s) du litige. Ce dernier peut accepter votre proposition de résolution du litige, la négocier ou la refuser. Dans ce cas-là, vous pouvez vous tourner vers un conciliateur ou le tribunal d’instance.

La restitution de la caution : quels sont les droits et devoirs du propriétaire bailleur ?

Selon la loi, le dépôt de garantie doit être reversé au locataire 1 mois après la fin du bail. S’il y a un litige avec une différence entre les deux états des lieux d’entrée et de sortie, le délai s’allonge à 2 mois. En cas de non-respect de cette condition, des pénalités de retard sont prévues par cette loi à hauteur de 10% du loyer hors charges par mois de retard.

Quels sont les cas où le propriétaire a le droit de retenir une partie du montant du dépôt de garantie ?

Cas n°1 : on observe une détérioration du logement autre que par vétusté.

Cas n°2 : les loyers ou charges sont impayés.

Cas n°3 : la taxe des ordures ménagères peut être déduite de la caution en fonction du temps d’occupation du locataire si elle n’a pas été payée.

Cas n°4 : le logement est en copropriété donc vous pouvez retenir maximum 20% du dépôt de garantie jusqu’à ce que le décompte des charges annuelles soit versé. Attention, quelle que soit la raison, les retenues sur la caution doivent être impérativement justifiées par le bailleur avec des factures ou devis professionnels.

Les points à retenir

• Même s’il n’est pas obligatoire, l’état des lieux d’entrée est très important car il permet de prouver l’état du logement avant le départ du locataire en cas de litige. Il faut donc rédiger ce document de façon précise et détaillée.
• Si vous ou le locataire ne peut pas être présent lors d’un des deux rendez-vous, vous pouvez faire appel à un huissier de justice ou un agent immobilier. Mais cela à un coût.
• En cas de litige lors de l’état des lieux, vous pouvez faire appel à un huissier ou bien la Commission de conciliation. Si le problème ne se règle pas, vous pouvez également vous tourner vers le tribunal d’instance.